Выбираем зал для проведения мероприятия.

При организации мероприятия вы сталкиваетесь со многими решениями. Выбор места проведения — это единственное решение, которое окажет наибольшее влияние на ваше мероприятие. Дата проведения мероприятия, варианты питания и приятные впечатления участников … все это частично зависит от того, какое место проведения вы выберете.

Это звучит немного пугающе? Вам не нужно так чувствовать. Вот несколько советов о том, когда принимать решение, что учитывать и как лучше действовать.

Когда начинать искать место

Чем раньше тем лучше. Как только вы хорошо разберетесь в следующих 3 вещах, вы можете начать поиск места проведения: бюджет, предполагаемый размер мероприятия и требования к месту.

Забронируйте место как минимум за 4-6 месяцев, чтобы у вас было достаточно времени для планирования других важных мероприятий, таких как питание, брошюры о мероприятиях и веб-сайты.

Для планирования вы используете какие-либо инструменты для экономии времени? Проверьте избранное организаторов мероприятия: 8 Программное обеспечение для управления и планирования мероприятий, которое сэкономит ваше время (750,119 просмотров)

Что нужно учитывать при поиске места

1. Парковка

Есть ли место для парковки или парковка? Мечта состоит из места с парковкой. Если это не так, есть ли поблизости места для парковки, которые посетители могут посещать и использовать? Если нет парковки, вам не повезло, у вас есть несколько вариантов:

Вы можете зарезервировать близлежащие парковки для своих посетителей и либо включить стоимость в стоимость билетов, либо попросить участников заплатить при парковке.

Взгляните на скидки конференц зала в отеле, предлагаемые на мероприятия. Вы можете договориться с ними о настройке и распространить промо-код среди ваших посетителей.

Предоставьте посетителям возможность поделиться поездкой или такси друг с другом. Это также было бы хорошим шансом для них взаимодействовать друг с другом. В этом вам поможет приложение для конференций, такое как Whova, доска объявлений и функция группового чата . Получите больше информации здесь .

Вы могли бы предложить парковку для мероприятия, даже если место не делает. Предоставление камердинера может быть важным, если событие является высококлассным событием, таким как торжественное мероприятие.

Связанные советы: Руководство для начинающих по информированию о событиях : стратегия, план и инструменты

2. Емкость и минимумы

Какая емкость? Вам нужно знать вместимость помещений по нескольким причинам. Во-первых, 500 человек (если это ваш предполагаемый размер мероприятия) не могут с комфортом вписаться в комнату вместимостью 250 человек. И, во-вторых, существуют правила пожарной безопасности, которые необходимо соблюдать.

Каковы минимумы F & B? Если ваше место предлагает еду и / или напитки и устанавливает минимальную сумму расходов на еду и напитки (известную как минимум F & B), убедитесь, что прошлые записи F & B предыдущих событий соответствуют минимуму. Если вы оцениваете гораздо больше расходов на Ф & Б, чем того требует место, это означает, что вы были бы для них хорошим клиентом. Обсудите, могут ли они предоставить бесплатную услугу (например, обновить поддержку Wi-Fi или A / V) взамен, если ваши расходы достигнут определенного уровня.

Как сделать корректировку на основе отзывов участников? Важно иметь возможность сделать обоснованную корректировку размера комнаты или F & B прямо перед или во время вашего мероприятия. Вы можете легко найти персонал или собрать мгновенный отзыв с помощью опроса в реальном времени в приложении для проведения мероприятий , что сэкономит ваше время и деньги. Вот 85 вопросов для опросов и примеры опросов в готовых к использованию шаблонах.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подтвердите, что Вы не бот — выберите человечка с поднятой рукой: